Baustein · mittel · 25 Min. · Kostenlos reicht

Belege ablegen

Rechnungen und Quittungen mit einheitlichen Dateinamen in Ordnern sortieren – mit Cowork fast von allein oder kostenlos mit einer Liste von Claude.

Stand 25. Oktober 2026 · Wir prüfen die Inhalte regelmäßig gegen die aktuellen Programme. Was ist neu?

Kassenzettel in der Schublade, Rechnungen als PDF im Download-Ordner, Fotos von Quittungen auf dem Handy: Wenn du etwas suchst, findest du es nicht. Dieser Baustein bringt Ordnung hinein. Alle Belege bekommen einen Dateinamen nach dem gleichen Muster, zum Beispiel 2026-10-22_Baumarkt-Muster_45,90.pdf, und landen in Ordnern nach Jahr und Monat. Weg A nutzt Cowork in der Desktop-App (bezahltes Abo): Claude benennt die Dateien selbst um, nachdem du zugestimmt hast. Weg B ist kostenlos: Claude macht dir eine Liste mit den neuen Namen, und du benennst selbst um. Wichtig: Das ist Ordnung, keine Steuerberatung.

Schritt für Schritt

Leg die Ordner an. Leg auf deinem Rechner einen Ordner „Belege“ an, darin einen Ordner „Eingang“ und einen Ordner für das Jahr, etwa „2026“. In „Eingang“ kommt alles Neue hinein. Den Aufbau findest du in der Vorlage unten.

Sammle deine Belege im Eingang. PDFs aus Mails speicherst du dort. Papier-Belege fotografierst du mit dem Handy, eine Seite pro Foto, und schickst sie dir auf den Rechner, auf welchem Weg du willst: per Mail an dich selbst, über einen Cloud-Ordner oder per Kabel.

Merk dir das Namensmuster. Jahr-Monat-Tag_Händler_Betrag.pdf, also zum Beispiel 2026-10-22_Baumarkt-Muster_45,90.pdf. Das Datum vorn sorgt dafür, dass die Dateien von selbst richtig sortiert sind. Keine Leerzeichen, stattdessen Bindestriche.

Weg A: Claude räumt auf (bezahltes Abo, Desktop-App). Öffne die Desktop-App von Claude, also das Programm für deinen Rechner von claude.com/download. Starte eine Cowork-Aufgabe und verbinde nur den Ordner „Belege“. Lass die Desktop-App offen, bis Claude fertig ist: Die Aufgabe läuft bei Anthropic in der Cloud und kommt nur über die geöffnete App an deinen Ordner. Cowork ist Claudes Arbeitsweise, bei der er Aufgaben mit mehreren Schritten erledigt und mit Dateien in Ordnern arbeitet, die du freigibst (Lektion 1.5). Leg in „Belege“ nur Kassenbons und Rechnungen, keine Kontoauszüge oder Steuerbescheide. Anthropic rät selbst, Claude keine Ordner mit sensiblen Finanzunterlagen freizugeben. Gib ihm dann den Auftrag aus der Vorlage.

Sag Claude:Schau dir alle Dateien in ‚Belege/Eingang‘ an. Schlag für jede einen neuen Namen nach dem Muster Jahr-Monat-Tag_Händler_Betrag vor und zeig mir zuerst eine Liste alt → neu. Benenne und verschiebe erst nach meinem Ja. Lösch nichts.

Prüf die Liste, bevor du Ja sagst. Stimmen Datum, Händler und Betrag? Bei unscharfen Fotos liest Claude manchmal falsch. Korrigier einzelne Zeilen: „Zeile 3: Betrag ist 12,40, nicht 12,90.“ Erst dann gibst du das Okay.

Weg B: Liste machen lassen (kostenlos). Lade die Belege in einen normalen Chat hoch, vorher abgedeckt (siehe unten). Claude macht dir eine Tabelle mit dem neuen Dateinamen. Du benennst die Dateien selbst um: am Mac mit Klick auf den Namen und Eingabetaste, unter Windows mit Rechtsklick und „Umbenennen“.

Sag Claude:Hier sind Fotos von 6 Belegen. Mach mir eine Tabelle mit den Spalten aus meiner Vorlage. Schlag für jeden Beleg einen Dateinamen nach dem Muster Jahr-Monat-Tag_Händler_Betrag vor. Wenn du etwas nicht sicher lesen kannst, schreib ‚unklar‘.

Deck vorher ab. Belege enthalten oft deinen Namen, deine Adresse, Kundennummern oder die letzten Ziffern deiner Karte. Deck das ab, bevor ein Foto zu Claude geht (Lektion 2.9). Bei Weg A liest Claude die Dateien direkt. Leg deshalb keine Belege mit heiklen Daten, etwa Arztrechnungen, in den Ordner „Belege“, sondern in einen eigenen Ordner, den du nicht freigibst.

Mach es zur Gewohnheit. Einmal im Monat zehn Minuten: Eingang leeren, umbenennen, in den Monatsordner schieben. Ob und wie lange du Belege aufheben musst, etwa für die Steuer, klärst du mit dem Finanzamt, einer Steuerberatung oder einem Lohnsteuerhilfeverein. Claude ersetzt das nicht.

Willst du mehr? Brauchst du eine Liste mit Summen je Kategorie und Quartal oder ein fertiges Paket für die Steuer, nimm den Bauplan Beleg-Sortierer. Er braucht Claude Code (ab Pro).

Hängst du irgendwo fest? Frag deinen Claude – so oft du willst, auch zu jedem einzelnen Schritt.
Sag Claude:Ich richte gerade den Baustein „Belege ablegen“ aus dem AWA Campus ein und hänge bei diesem Schritt: … Erklär ihn mir bitte einfacher, Schritt für Schritt. Ich bin Anfänger.

Vorlage

Der erste Kasten zeigt dir die Ordnerstruktur. Darunter findest du das Namensmuster, den fertigen Auftrag für Cowork und die Tabellen-Kopfzeile für Weg B.

Ordnerstruktur

Belege/
├── Eingang/          (alles Neue kommt hier hinein)
└── 2026/
    ├── 2026-01/
    ├── 2026-02/
    ├── ...
    └── 2026-12/

Namensmuster

JJJJ-MM-TT_Händler_Betrag.pdf

Beispiele (ausgedacht):
2026-10-22_Baumarkt-Muster_45,90.pdf
2026-10-23_Apotheke-Musterstadt_12,40.jpg
2026-10-30_Stadtwerke-Musterstadt_86,00.pdf

Auftrag für Cowork (Weg A)

Arbeite nur im Ordner „Belege“.

1. Sieh dir alle Dateien in „Belege/Eingang“ an.
2. Lies aus jedem Beleg: Datum, Händler, Gesamtbetrag in Euro.
3. Schlag einen neuen Namen vor: JJJJ-MM-TT_Händler_Betrag (Endung beibehalten, Bindestriche statt Leerzeichen, Komma im Betrag).
4. Zeig mir eine Liste: alter Name → neuer Name → Zielordner (z. B. 2026/2026-10). Markier alles, was du nicht sicher lesen kannst, mit „unklar“.
5. Warte auf mein Ja. Dann benenne um und verschiebe in den Monatsordner. Fehlt ein Monatsordner, leg ihn an.
6. Lösch nichts. Unklare Dateien bleiben im Eingang.
7. Zum Schluss: kurze Zusammenfassung, wie viele Belege du abgelegt hast.

Tabellen-Kopfzeile (Weg B)

Datum;Händler;Betrag (€);Art (Rechnung/Quittung);Neuer Dateiname;Unsicher?
Geschafft, wenn …
  • dein Ordner „Belege“ mit Eingang und Monatsordnern angelegt ist,
  • mindestens fünf Belege nach dem Muster benannt und im richtigen Monat liegen,
  • du die Liste von Claude vor dem Umbenennen geprüft hast.
Wörter erklärt
  • Beleg: ein Nachweis über eine Zahlung, etwa eine Rechnung oder ein Kassenzettel.
  • Dateiname: der Name, unter dem eine Datei auf deinem Rechner gespeichert ist.
  • Cowork: Claudes Arbeitsweise, bei der er Aufgaben mit mehreren Schritten erledigt und mit freigegebenen Ordnern arbeitet.
  • Ordner freigeben: Claude erlauben, in genau diesem einen Ordner zu lesen und zu ändern.
  • Desktop-App: das Claude-Programm für Mac und Windows, das du auf deinem Rechner installierst.
  • Lohnsteuerhilfeverein: ein Verein, der Mitgliedern gegen Beitrag bei der Steuererklärung hilft.